Semana 8 y 9 TEMA 5: Organización

UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA
CURSO ADMINISTRACION I
Lic. Hernán Alfonso Vargas Ramírez

SEMANA 8 Y 9  TEMA 5

SEGUNDA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
ORGANIZACION

El término organización implica una estructura formalizada intencional de roles o posiciones, la organización busca dividir las funciones y responsabilidades de la compañía.

Supone una estructura intencional y formal de funciones o puestos.  En esta obra el término general se utiliza para referirse a una estructura formal de funciones, aún cuando en ocasiones ser refiere a una empresa.

Definimos organización como:

1- Identificación y clasificación de las actividades requeridas.

2- Agrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar objetivos.

3- Asignación de cada grupo a un gerente con la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.

4- Disposición de coordinación horizontal (o al mismo nivel organizacional, o uno similar) y verticalmente (como entre las oficinas corporativas, división y departamento) en la estructura de la organización.

Dice Wikipedia: Las organizaciones son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.

Muchos autores sobre administración distinguen entre organización formal e informal, ambos se encuentran en las organizaciones.

ORGANIZACION FORMAL:  significa la estructura intencional de roles en una empresa formalmente organizada.  La organización formal debe ser flexible y tener lugar para el razonamiento, la utilización beneficiosa de talentos creativos y el reconocimiento de gustos y capacidades individuales en la más formal de las organizaciones.

   


CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL:

1- División de trabajo: Para ser eficiente la producción se debe basar en la división de trabajo, que es nada más que la manera por lo cual un proceso complejo puede descomponerse en una serie de pequeñas tareas.

2- Especialización: Como consecuencia de la división de trabajo, cada órgano o cargo pasa a tener funciones especificas y especializadas. La especialización del trabajo propuesta por la administración científica constituye una manera de incrementar la eficiencia es disminuir los costos de producción. Simplificando las tareas, atribuyéndole a cada puesto de trabajo tareas simples y respectiva que requieren poca experiencia del ejecutor y escasos conocimientos previos, se reducen los periodos de aprendizaje, se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros, permite mejorar en los métodos de incentivación de trabajo y, dedicadamente, se aumenta el rendimiento de la producción. 

3-  Distribución de la autoridad y de la responsabilidad: Esta representa la distribución de la autoridad entre los diversos niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que está por encima de los demás niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que esta por encima de los demás niveles tiene mayor peso en las decisiones.

4- Racionalismo de la organización formal: Esta es una de sus características básicas en la organización. El principio básico de esta forma de concebir una organización es que, dentro de límites tolerables, sus miembros se comportaran racionalmente, esto es, de acuerdo con las normas lógicas de comportamiento prescritas para cada uno de ellos.

5- Organización lineal: Esta constituye la forma estructural más simple y más antigua. Tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. Es una organización simple y de conformación piramidal donde cada jefe recibe y transmite todo lo que pasa en su área, toda vez que las líneas de comunicaciones son rígidamente establecida.

ORGANIZACION INFORMAL: es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocial entre sí. Ej. podría ser el grupo de taller de máquinas, los que están en el sexto piso, o los que juegan boliche los viernes por la noche.

CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACION INFORMAL:

1- Relación de cohesión o de antagonismo: los individuos crean relaciones personales de simpatía o de antagonismo.

2- Status: c/u de los individuos adquiere una cierta posición social o status, en función de su papel en cada grupo.

3-  Colaboración espontánea: la organización informal existe en toda empresa y es un prerrequisito necesario para la colaboración efectiva del personal y debe ser aplicado a favor de la empresa.

4-Posibilidad de oposición a la organización formal: resultante de la poca habilidad de la dirección para propiciar un clima de buenas relaciones con el personal.

5- Patrones de relaciones y actitudes: en las organizaciones informales se desarrollan patrones que marcan las conductas de los miembros.

6- Cambios de nivel y alteraciones de los grupos informales: los grupos informales tienden a modificarse con las alteraciones en los grupos formales por ejemplo en el ascenso de nivel de una persona en donde debe relacionarse con otras personas.

7- Trasciende a la organización formal: la organización informal escapa a las limitaciones que tiene impuesta la organización formal como ser horarios de trabajo, el área física, etc.

DIVISIÓN ORGANIZACIONAL

"La acción de organizar comprende, entre otros aspectos, establecer DEPARTAMENTOS"  . El término departamento designa un área, una división o una unidad específica de una empresa sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de las actividades establecidas.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Si bien el propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana, la razón de los niveles en una organización es limitar el ámbito de la gestión.

Los niveles organizacionales existen porque para la cantidad de personas que un gerente puede supervisar con efectividad, hay un límite, aún cuando éste varíe, según las circunstancias de cada empresa.


ORGANIZACIÓN DE AMBITO AMPLIO Y ESTRECHO


Un ámbito AMPLIO de la administración se relaciona con pocos niveles organizacionales; a su vez, un ámbito ESTRECHO, con muchos.











PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES.

1. Los niveles son COSTOSOS:  conforme aumentan deben asignarse más esfuerzos y dinero para administrarlos, este incremento se deriva de los gerentes adicionales, el personal que los asiste y la necesidad de coordinar actividades departamentales, así como del costo de las instalaciones para el desempeño del personal.

2. Los niveles complican la COMUNICACIÓN, por la estructura organizacional, una empresa con muchos niveles tiene más dificultad para comunicar sus objetivos, planes y políticas hacia abajo que una horizontal donde el gerente principal se comunica con sus empleados de manera directa; conforme la información fluye en línea descedente e interpretaciones erróneas.

3. El control se vuelve más DIFICIL conforme se agregan niveles y gerentes; al mismo tiempo, las complejidades de la planeación y las dificultadas de comunicación hacen que este control sea más importante.



LOS ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA

¿qué se entiende por estructura?

La estructura organización se define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas laborales, dentro de una empresa.

Debe tener los elementos básicos, tales como:

1- Especialización del trabajo.

Adam Smith, fue el primero en identificar la división del trabajo.  Ford aplicó el concepto en una línea de ensamblaje en la que a cada trabajador se le asignaba una tarea específica y repetitiva. Un individuo no realiza todo el trabajo, sino que éste se divide en etapas y cada etapa la concluye una persona diferente.

2- Cadena de mando.

Es la línea contínua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionals más altos a los más bajos y define quien informa a quién.  ¿A quién recurro si tengo un problema? ¿Ante quién soy responsable?.

Autoridad: Derecho inherente a los puestos gerenciales, de dar órdenes y esperar que estas sean obedecidas.

Centralización y Descentralización: Grado en que las toma de decisiones se concentra en un solo punto en la organización.

3- Esfera de control o tramo de control.

¿A cuántos empleados puede dirigir un gerente de manera eficiente y eficaz?. Es el número de empleados que puede dirigir un gerente.

4- Ambiente organizaciónal.

Dado que crear un ambiente para que un grupo logre sus metas de manera eficiente, efectiva y eficaz, por consiguiente, es una responsabilidad gerencial, los administradores deben promover las oportunidades para que los emprendedores utilicen su potencial de innovación.

5- Departamentalización.

Consiste en agrupar las diversas actividades y las personas en grupos, llamados DEPARTAMENTOS, lo que permite que la empresa se extienda, al menos en teoría, a un grado indefinido; sin embargo, los departamentos difieren respecto de los modelos básicos utilizados para las actividades en grupo.


B- Departamentalización: Agrupación del trabajo previamente divididos en la especialización, de modo que se pueda coordinar los trabajos comunes. Agrupar las actividades de acuerdo con las funciones de una empresa, como producción, ventas y finanzas.

DIFERENTES TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION

 1. Por funciones: La departamentalización funcional es el sistema que más se emplea para organizar actividades y está presente - al menos en algún nivel-  en la estructura organizacional de casi cualquier empresa.  Las características de las funciones de venta, producción y finanzas, son tan ampliamente reconocidas y entendidas que no sólo representan la base de la organización departamental, sino que también - y muy a menudo- la departamentalización al más alto nivel.

2. Por producto y/o servicio : Para las empresas con líneas de producción múltiples y a gran escala la agrupación de sus actividades con base en productos o líneas de productos se ha convertido en una práctica común.

 

3. Por territorio o geográficas: La departamentalización por territorio o geográfico, es común en empresas que operan en áreas geográficas amplias, en cuyo caso puede ser importante que las actividades de un área o territorio determinado se agrupen y asignen un gerente encargado.







4. Por clientes: Muchas empresas suelen agrupar sus actividades para que reflejen un interés primordial en los clientes, que son la clave de la estructura cuando cada grupo de clientes es administrado por un gerente de departamento.

5, Matricial: La esencia de la organización matricial, casi siempre es la combinación de modelos de departamentalización de funciones y de proyecto o producto, en la misma estructura organizacional.

a- Hay que definir los objetivos del proyecto o la actividad a desarrollar.

b- Aclarar las funciones, las autoridades y responsabilidades de los gerentes y miembros de los equipos.

c- Asegurar que la participación se basa en los conocimientos y la información y no en el rango.

SEMANA 9. SEGUNDA PARTE DE ORGANIZACION



AUTORIDAD Y PODER 


Si seguimos la definición del Diccionario de la Lengua, la autoridad es: "Potestad, facultad. Poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada. Persona revestida de algún poder o mando."

Cada posición concreta tiene unos derechos inherentes que los titulares adquieren del rango o título de la posición. La autoridad por lo tanto se relaciona directamente con la posición del titular dentro de la Organización y no tiene nada que ver con la persona en forma individual.
Cuando una posición de autoridad es desocupada, la persona que ha dejado el cargo, entrega con él, la autoridad que el mismo representa. La autoridad permanece con el cargo y con su nuevo titular. Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento intrínseco de las órdenes emanadas del titular de la autoridad.

DELEGACION- ASIGNACION DE AUTORIDAD:

En la organización es el derecho propio de una posición de ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otros. Es el poder legítimo que confiere una puesto en una organización.

PODER: Es la habilidad de individuos o grupos de inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos.

AUTORIDAD: El derecho en una posicion de ejercer discrecionalidad al tomar decisiones que afectan a otros.

Conceptos de autoridad de línea, personal de staff y autoridad funcional.

AUTORIDAD DE LINEA:  Es la relación en la que un supervisor ejerce supervisión directa sobre un subordinado, una relación de autoridad en línea o pasos directos.

NATURALEZA DEL PERSONAL DE STAFF:  La Función de quienes tienen una capacidad puramente de personal de apoyo o de asesoría, es la de investigar, buscar y dar asesorías a los gerentes de línea.

PERSONAL STAFF: El origien de la relación del personal de staff es de asesor.

AUTORIDAD FUNCIONAL:  Derecho delegado a un individuo o un departamento para controlar procesos, prácticas y políticas específicas, y otros asuntos relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos.

DESCENTRALIZACION DE AUTORIDAD

Es la tendencia de dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada.  Podría  haber una centralización absoluta de la autoridad en una persona, pero eso implica que no hay gerentes subordinados. En todas las organizaciones existe alguna descentralización, tampoco puede haber una descentralización absoluta, pues si los gerentes delegan toda la autoridad, su estatus como gerentes dejaría de existir.

FACTORES DETERMINANTES DE LA DELEGACION DESCENTRALIZADA.

La descentralización implica algo más que delegar: refleja una filosofia de organización y administración. Requiere una selección cuidadosa de qué decisiones impulsar hacia abajo en la estructura de la organización y cuáles retener cerca de la cima, elaboración de políticas específicas para guiar la toma de decisiones, la selección y capacitación de personal apropiadas y controles adecuados.

a- DELEGACION DE AUTORIDAD: Se delega cuando un superior otorga discreción a un subordinado para tomar decisiones.   El proceso de delegación incluye:

1- Determinar los resultados esperados de una posición.
2- Asignar tareas a la posición.
3- Delegar autoridad para cumplir esas tareas y
4- Hacer responsable a la persona que ocupa esa posición del cumplimiento de las tareas.


TIPOS DE CENTRALIZACIÓN: 

¡La centralización del desempeño se refiere a la concentración geográfica; un ejemplo sería una compañía que opera en una sola ubicación.

¡La centralización departamental se refiere a la concentración de actividades especializadas, casi siempre en un departamento; por ejemplo, un sólo departamento puede realizar el mantenimiento de toda una planta.

¡La centralización de la administración es la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones. Los gerentes en la cima de la jerarquía organizacional, o cerca de ella, conservan un alto grado de autoridad. 

b- EL ARTE DE DELEGAR: La mayoría de los fracasos en la delegación efectiva ocurre, no porque los gerentes no entiendan la naturaleza y principios de la delegación, sino porque son incapaces o no están dispuestos a aplicarlos. Delegar es, de cierto modo, un acto elemental de administración, sin embargo, casi siempre los estudios demuestran que hacerlo mal o de forma inepta es una de las causas de los fracasos gerenciales, y el motivo es sobre todo la actitud personal hacia la delegación.




ACTITUDES PERSONALES HACIA LA DELEGACIÓN

A- Disposición a conceder:

¡Un gerente que delega autoridad de forma efectiva debe estar dispuesto a conceder a sus subordinados el derecho de tomar decisiones.

B- Disposición a permitir errores de los subordinados:

¡Aunque ningún gerente responsable permitiría que un subordinado cometiera un error que pusiera en peligro a la compañía o el propio cargo del subordinado, la verificación continua de estos últimos para asegurarse de que no cometan estos errores hace imposible la verdadera delegación. Dado que todos cometemos errores, debe permitirse que un subordinado tenga algunos y su costo debe considerarse como una inversión en el desarrollo personal.

C- Disposición a confiar en los subordinados.

Los superiores no tienen otra alternativa que confiar en sus subordinados, ya que la delegración supone una actitud de confianza entre ambos.  En ocasiones esta confianza es difícil de alcanzar; un superior pospone la delegación porque considera que los subordinados aún no tienen la experiencia suficiente, no pueden dirigir a las personas, aún no desarrollan cierto juicio o no consideran todos los hechos que influyen en una situación.


D-  Disposición a establecer y utilizar controles amplios.

Como los superiores no pueden delegar la responsabilidad por el desempeño, no deben delegar autoridad a menos que estén dispuestos a encontrar medios para lograr la realimentación, es decir, asegurarse de que la autoridad se utilizará para apoyar las metas y los planes de la empresa o del departamento.


RECENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD

La recentralización no es una revocación total de la descentralización, pues no toda la delegación de autoridad se retira a los gerentes que la ejercen; el proceso es una centralización de la autoridad sobre cierto tipo de actividad o función en cualquier punto de la organización en que se encuentre. 

ORGANIZACION FUNCIONAL

La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones. Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea. Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de división por departamentos. La emplean esencialmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de productos porque posibilita aprovechar con eficiencia los recursos especializados. Facilita considerablemente la supervisión porque cada gerente sólo debe ser experto en un área limitada de conocimientos y habilidades. Además, facilita el movimiento de los conocimientos y habilidades especializadas para su uso en los puntos donde más se necesitan.


Características de la organización funcional:
·1    Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento.
·2   Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.
·3    Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
·4    Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos cargos especializados.
·5   énfasis en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo.

Ventajas de la organización funcional:
·1    Máxima especialización.
·2   Mejor suspensión técnica.
·3    Comunicación directa más rápida.
·4    Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.

Desventajas de la organización funcional:

·1    Pérdida de la autoridad en el mando. La exigencia de una obediencia y la imposición de la disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son lo fundamental en la organización funcional.
·2    Subordinación múltiple.
·3    La organización funcional tiene problemas en la delegación de la autoridad y en la delimitación de las responsabilidades.
·4    Presenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos órganos o cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque.
·5    Exhibe una tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. La rivalidad y la competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de la organización pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser antagónicos y crear conflictos entre los especialistas.
·6    Tiende a la confusión en los objetivos, ya que la organización funcional exige la subordinación múltiple; no siempre el subordinado sabe exactamente a quién informar sobre un problema. Esa duda genera contactos improductivos, dificultades para la orientación y confusión en cuanto a los objetivos que deben alcanzar.