ADMINISTRACION 1
Lic. Hernán Alfonso Vargas Ramírez
SEMANA 4 Y 5
TEMA 4
TEMA 4
PRIMERA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN
2. PREMISAS
Las políticas también podrían ser planes, ya que son declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones.
Establecen acciones específicas necesarias, las cuales no permitirán que existan desviaciones. Son el tipo de plan más simple. Ej: NO FUMAR. La finalidad de una regla es reflejar una decisión gerencial de que cierta acción debe o no seguirse. Las reglas son diferentes a las políticas en que estas últimas tiene el propósito de guiar, en tanto que las reglas no permiten discreción en su aplicación.
6. PROCEDIMIENTOS.
Planes que establecen un método necesario para el manejo de actividades futuras. Son guías para la acción, detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.
7. PROGRAMAS.
Son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado, por lo común cuentan con el apoyo de un presupuesto designado a ello.
8. PRESUPUESTOS.
PLANEACIÓN
La planeación es una de las cinco funciones básicas de la administración.
Al diseñar un ambiente para el desempeño efectivo y funcional de los individuos que trabajan en grupo, la tarea principal de un administrador es asegurarse de que todos comprendan el proyecto a realizar y los objetivos del grupo, así como los métodos para alcanzarlos.
La planeación incluye seleccionar proyectos y objetivos y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos, requiere toma de decisiones, es decir, elegir una acción de entre varias alternativas. Los planes proporcional un enfoque racional para alcanzar objetivos preseleccionados. También implica con fuerza la innovación gerencial. La planeación cierra la brecha de dónde estamos y a dónde queremos ir.
La planeación
consiste
en seleccionar
proyectos
y objetivos,
así como las acciones
para lograrlos,
lo cual requiere
toma de decisiones,
es decir elegir
una acción
entre varias
alternativas.
• La
administración
sin planeación
no tiene razón de ser, toda vez que sin objetivos específicos
que lograr
y estrategias
para alcanzarlos,
la organización,
la dirección
y el control
se vuelven
innecesarios
o carentes
de un sentido
práctico.
• También
es importante
señalar que
la planeación
y el control
son inseparables,
se les conoce
como los gemelos
siameses
de la administración.
• En
conclusión,
la planeación
es el proceso
de establecer
lo que la organización quiere
lograr
en el futuro,
por medio de la misión
y los objetivos
organizacionales, definiendo
resultados
claves
y las estrategias,
políticas,
programas
y procedimientos
para alcanzarlos.
La planeación y el control son inseparables, los gemelos siameses de la administración. Cualquier intento por controlar sin una buena planeación no tiene sentido, pues no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección que quieren a menos de que primero estén seguros de adónde quieren ir. De esta manera, los planes aportan los estándares de control.
La planeación:
SE OCUPA DE LOS FINES: ¿QUÉ DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS ¿CÓMO DEBE HACERSE?
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.
La planeación:
SE OCUPA DE LOS FINES: ¿QUÉ DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS ¿CÓMO DEBE HACERSE?
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN
1. Proyectos o propósitos. " Misión y visión".
La Misión o propósito identifica el propósito básico, función o tareas de una empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo tipo de operación organizada tiene, o al menos debería tener, si es que tiene sentido, una misión o propósito.
La Misión o propósito identifica el propósito básico, función o tareas de una empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo tipo de operación organizada tiene, o al menos debería tener, si es que tiene sentido, una misión o propósito.
Idea de una cosa
que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un
conjunto de medios necesarios.
2. PREMISAS
Las premisas de la planeación
son las condiciones previstas en que operan los planes, incluyendo supuestos o
pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los
planes. La técnica más conocida para elaborar las premisas es el F.O.D.A. (
D.A.F.O.), con ello identificamos las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, mediante el análisis del ambiente interno y externo de la empresa.
3. OBJETIVOS O METAS
Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. La planeación, la organización, el personal, la dirección y el control están dirigidos.
4. ESTRATEGIAS
Se define como la manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo dentro de una empresa y la implantación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas.
5. POLITICAS - REGLAS
Las políticas también podrían ser planes, ya que son declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones.
Establecen acciones específicas necesarias, las cuales no permitirán que existan desviaciones. Son el tipo de plan más simple. Ej: NO FUMAR. La finalidad de una regla es reflejar una decisión gerencial de que cierta acción debe o no seguirse. Las reglas son diferentes a las políticas en que estas últimas tiene el propósito de guiar, en tanto que las reglas no permiten discreción en su aplicación.
6. PROCEDIMIENTOS.
Planes que establecen un método necesario para el manejo de actividades futuras. Son guías para la acción, detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.
7. PROGRAMAS.
8. PRESUPUESTOS.
Es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en términos numéricos, se le puede llamar plan "cuantificado", el presupuesto puede expresarse en términos financieros, en términos de horas laborales, unidades de producción u horas máquina, o en cualquier término numéricamente.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
1- Principio de contribución al objetivo: Todos los planes tienen que ser elaborados en función de los objetivos de la empresa.
2- Principio de primacia de la planeación: Indica que la planeación precede a todas las demás funciones administrativas.
3- Principio de eficacia de los planes: Indica que todos los planes deberán generar más beneficio en su relación con los costos.
4- Principio de adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser atractivos para los miembros de la empresa.
5- Principio de flexibilidad: Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptable.(atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
6- Principio de cambio de ruta: Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de los objetivos.
PASOS DE LA PLANEACION -PROCESO BASICO
1. Atención de oportunidades: A la luz de: mercado, competencia, deseos de los clientes, nuestras fortalezas, nuestras debilidades.
2. Establecimiento de objetivos o metas: Dónde quisiéramos estar y qué deseamos hacer y cuando.
3. Consideración de premisas de planeación: ¿En qué condiciones (internas o externas) operarán nuestros planes?
4. Identificación de alternativas: ¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos?
5. Comparación de alternativas con base en las metas propuestas: ¿ Qué alternativas nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganacias?
6. Elección de una alternativa: Selección del curso de acción que seguiremos.
7. Formulación de planes de apoyo: Com planes para: compra de equipo, compra materiales, contratación y capacitación de empleados, desarrollo de un nuevo producto.
8. Conversión de planes en cifras mediante la realización de presupuestos: Desarrollo de presupuestos como: volumen y precio de ventas, gastos de operación neesarios para los planes, inversión en bienes de capital.
TIPOS DE PLANEACIÓN
Toda organización planifica en función de los diferentes tipos de planeación: Estratégica, Táctica y Operativa. Para cumplir los objetivos de la empresa, estas se diferencian en su contenido, tiempo y amplitud de los planes, así como el alcance y grado de incertidumbre en que se realiza.
LA PLANEACIÓN TRADICIONAL(Tactica y Operativa)
ES DIFERENTE A LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA
PLANEACIÓN PLANEACIÓN
Táctica y Operativa Estratégica
TIEMPO Mediano y corto plazo Largo plazo
COSTO Costo moderado Costo alto
ALCANCE Una área determinada Toda la empresa
La Administración estratégica tiene diversas definiciones, una de ellas se refiere al arte, la técnica y la ciencia de formular, implementar y evaluar las decisiones, a través de las actividades que realizan las empresas para alcanzar sus objetivos.
La
Administración Estratégica busca la integración de la Alta dirección, de
las unidades de línea como: Finanzas, del Marketing, de la Producción,
de la Administración y de otras áreas. Las actividades de la
Administración (Dirección) Estratégica se realizan con la participación
de todos los integrantes de la Organización y de sus niveles
jerárquicos.
La Administración (Dirección) Estratégica se refiere a la Formulación,
Implementación y Evaluación de la Estratégica. En tanto que el
Planeamiento Estratégico, se refiere solo a la Formulación Estratégica.
. Una
estrategia
es un patrón
de acciones
y de distribución de recursos
que se ha diseñado
para alcanzar
las metas de la organización.
• La estrategia que implementa una organización es un intento de equiparar sus habilidades y recursos con las oportunidades
que se encuentran
en el ambiente externo; fuerzas
y debilidades.
• Es
la declaración
formal
de la alta dirección
- estrategias
• Qué
guía a una organización
• Para
cumplir
sus proyectos
o propósitos
La naturaleza
y el propósito
de estrategias
y
políticas en función
de la planeación estratégica
Estrategia: Determinación
de la misión
o propósito
y los objetivos básicos
a largo plazo de una empresa,
seguida de la adopción
de cursos
de acción
y la asignación
de los recursos necesarios para alcanzar esas metas. Por lo tanto, los objetivos son parte de la formulación de la
estrategia.
Políticas: Declaraciones
o comprensiones
generales
que guían el pensamiento de los gerentes en la toma de decisiones. Su esencia
es la discreción.
La
planeación
estratégica
está inserta
en el proceso
de administración estratégica.
La
administración
estratégica
es el proceso
que implica
a gerentes
de todas
las partes
de la organización
en la formulación
e implementación de
metas estratégicas
y estrategias.
La
planeación
estratégica
requiere
del análisis
de las debilidades
y fortalezas
internas,
así como de las oportunidades
y amenazas
del Ambiente
Externo,
conocido
como FODA.
ADEMAS TENEMOS QUE TOMAR EN CUENTA:
1. Factor crítico
de éxito, es aquella
“oportunidad”
que si no se aprovecha en
el momento
pertinente
puede ocasionar
trastornos
al sistema.
2. Actitud distintiva, es aquella
“fortaleza”
que caracteriza
al bien y/o servicio.
COMPONENTES DEL PROCESO DE LA
ADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA
1. Identificar
la misión,
los objetivos
y las estrategias
actuales
de la organización.
2. Analizar
el ambiente
3. Analizar
los recursos
de la organización
4.
Identificar
las oportunidades
y amenazas
externas.
5.
Identificar
las fortalezas
y debilidades
internas.
6.
Revalorar
las misiones
y objetivos
de la organización.
7.
Formular
estrategias
8. Implementar
estrategias.
9. Evaluar
resultados
Este proceso
consta
de nueve etapas,
de las cuales
las primera
siete corresponden
a la planeación
estratégica,
la octava
a la implementación
y la novena
a la evaluación.
Paso 1: Identificar
la misión,
los objetivos
y las estrategias actuales.
• La misión
(propósito)::
Es el enunciado
que expresa
la razón de
ser
de la organización
y permite
conocer
la naturaleza
del negocio
(sus bienes y servicios). El gerente debe saber cuáles son los
objetivos
y estrategias
que la empresa
está siguiendo
actualmente
afín
de alcanzar
su misión.
• La visión estratégica: Va más allá de la misión declarada y
proporciona
una perspectiva
respecto
a la dirección
de la empresa
y
en lo que se ha convertido
la organización.
• Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una
actividad.
Constituyen
el plan básico
de la empresa.
• Estrategia: Determinación
del propósito
o la misión
y los objetivos
básicos
a largo plazo.
La adopción
de cursos
de acción,
así como
la
asignación
de recursos
necesarios
para alcanzar
los propósitos.
Paso dos: Analizar el ambiente externo presente y futuro.
. Se debe realizar una evaluación precisa y profunda del ambiente externo en función del macro ambiente y el ambiente competitivo de la empresa, teniendo claro sus diferentes componentes de cada uno de ellos.
Paso tres: Analizar
los recursos
de la organización.
• Conlleva
en analizar
los diferentes
recursos
con los que
cuenta
la organización,
como lo son:
• Recursos
humanos.
• Recursos
financieros.
• Recursos
físicos
y/o estructurales.
• Recursos
tecnológicos.
• Materiales
y suministros.
Paso cuatro
: Análisis
de fuerzas
y debilidades internas.
• Este paso se deriva del análisis de los recursos y consiste en identificar aquellas áreas internas que representan los puntos fuertes y débiles de la
organización.
• Se
procede
a identificar
las oportunidades
y amenazas que
el ambiente
proporciona
a la empresa.
• Se evalúan las fuerzas y debilidades de las áreas funcionales de la organización. (Ejemplo:: inventario de las capacidades y recursos de la organización y sus niveles
de desempeño
generales
y funcionales).
Paso cinco:
Identificar
las oportunidades
y amenazas
• Analizado
el anterior
paso, se procede
a identificar
las oportunidades
y amenazas
específicas
que el ambiente proporciona
a la empresa.
• Las
personas
con intereses
en la empresa
son grupos
e individuos
que afectan
y son afectados
por el logro de la misión, las metas y las estrategias de la organización.
Son
los diferentes
componentes
del macro ambiente
y el ambiente
competitivo
• El análisis ambiental incluye aspectos como la situación macroeconómica
y los factores
tecnológicos.
Paso seis : Revalorar
las misiones
y objetivos
de la organización.
En
función
del análisis
diagnóstico
FODA, se debe establecer
con claridad,
si tanto la misión
– visión, objetivos
– metas,
deben ser revalorar
o fortalecidas en función
de la competitividad
en que se enfrenta
la organización
en su medio ambiente.
Paso siete : Formular
estrategias.
• Elaborados
y conocidos
los objetivos
estratégicos
de la organización,
se procede
a formular
las estrategias para llevarlos
a cabo. Entre las importantes
están la formación
de equipos
de trabajo,
el diseño
de un mecanismo
que permita
a los equipos
participar
en las toma de decisiones
acerca
de su trabajo
operativo,
en el desarrollo
de nuevos
procedimientos
para la
elaboración
de nuevos
proyectos
de trabajo;
entre otros,
aspectos.
Paso ocho: Implementar
estrategias.
. Este paso, corresponde a la implementación, o puesta en
marcha
de las estrategias
después
de su formulación con
el fin de no
perder
la visión
diagnóstica
planteada,
así
como el diseño
futuro
deseado.
. La estrategia debe estar apoyada por decisiones sobre la
estructura
adecuada
de una organización,
tecnología, recursos humanos, sistemas de recompensas y de
información, cultura de la organización y estilo de liderazgo.
. En la misma forma que la estrategia
de la organización debe adecuarse al ambiente externo, también debe adaptar los múltiples factores responsables de su ejecución.
Paso nueve : Evaluar
resultados
Este paso corresponde a la evaluación de resultados, parciales
y finales,
de las estrategias
ya implementadas. Sobre este aspecto cabe señalar la necesidad de diseñar
controles
estratégicos
que permitan
realizar
una evaluación periódica de los avances en la implementación de las estrategias.
Un sistema de control estratégico está: diseñado para apoyar a los gerentes en la evaluación del avance de la empresa con respecto a su estrategia y para corregir discrepancias.
LA MATRIZ F.O.D.A.
ES UNA HERRAMIENTA MODERNA PARA EL ANALISIS DELA SITUACIÓN DE LA EMPRESA PARA LA TOMA DE DECISIONES.
. Marco
conceptual
para un análisis
sistemático.
• Facilita
la “comparación”
entre Amenazas
con Oportunidades
y Fortalezas
con Debilidades.
• Punto
de partida
del modelo
son las amenazas.
• Las
compañías
hacen la planeación
estratégica
como resultado
de crisis,
problemas
o amenazas.
PARA COMPRENDER MEJOR LA MATRIZ FODA
COMO PRESENTAR UNA MATRIZ FODA
DE MANERA ENTENDIBLE
CUATRO VARIABLES ESTRATEGICAS
JERARQUIA DE LAS ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA
ESTRATEGIAS GENÉRICAS
Estrategia general
de liderazgo
de costos:
Busca reducir
los costos
de operación,
lo que redundará
en la posibilidad
de ofrecer
un menor precio de venta a los clientes
y producirá,
asimismo
mayores
ventas
y utilidades acumuladas.
El objetivo
es que una compañía
tenga una estructura
de bajo costo comparada
con sus competidores.
• Estrategias de diferenciación: La compañía
que sigue una estrategia
de diferenciación intenta ofrecer algo único en la industria en términos de productos
y servicios.
• Estrategia enfocada: La compañía que adopta una estrategia enfocada en grupos
de clientes
especiales,
una línea de productos
en particular,
una región
geográfica
específica,
u otros aspectos
que se vuelven
punto focal de los esfuerzos
de la empresa.
En lugar de atender
todo el
mercado
con sus productos y servicios., la empresa puede darle importancia a un segmentos específico
del mercado.
Paso 1: Identificar
la misión,
los objetivos
y las estrategias actuales.
• La misión
(propósito)::
Es el enunciado
que expresa
la razón de
ser
de la organización
y permite
conocer
la naturaleza
del negocio
(sus bienes y servicios). El gerente debe saber cuáles son los
objetivos
y estrategias
que la empresa
está siguiendo
actualmente
afín
de alcanzar
su misión.
• La visión estratégica: Va más allá de la misión declarada y
proporciona
una perspectiva
respecto
a la dirección
de la empresa
y
en lo que se ha convertido
la organización.
• Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una
actividad.
Constituyen
el plan básico
de la empresa.
• Estrategia: Determinación
del propósito
o la misión
y los objetivos
básicos
a largo plazo.
La adopción
de cursos
de acción,
así como
la
asignación
de recursos
necesarios
para alcanzar
los propósitos.
Paso dos: Analizar el ambiente externo presente y futuro.
. Se debe realizar una evaluación precisa y profunda del ambiente externo en función del macro ambiente y el ambiente competitivo de la empresa, teniendo claro sus diferentes componentes de cada uno de ellos.
Paso tres: Analizar
los recursos
de la organización.
• Conlleva
en analizar
los diferentes
recursos
con los que
cuenta
la organización,
como lo son:
• Recursos
humanos.
• Recursos
financieros.
• Recursos
físicos
y/o estructurales.
• Recursos
tecnológicos.
• Materiales
y suministros.
Paso cuatro
: Análisis
de fuerzas
y debilidades internas.
• Este paso se deriva del análisis de los recursos y consiste en identificar aquellas áreas internas que representan los puntos fuertes y débiles de la
organización.
• Se
procede
a identificar
las oportunidades
y amenazas que
el ambiente
proporciona
a la empresa.
• Se evalúan las fuerzas y debilidades de las áreas funcionales de la organización. (Ejemplo:: inventario de las capacidades y recursos de la organización y sus niveles
de desempeño
generales
y funcionales).
Paso cinco:
Identificar
las oportunidades
y amenazas
• Analizado
el anterior
paso, se procede
a identificar
las oportunidades
y amenazas
específicas
que el ambiente proporciona
a la empresa.
• Las
personas
con intereses
en la empresa
son grupos
e individuos
que afectan
y son afectados
por el logro de la misión, las metas y las estrategias de la organización.
Son
los diferentes
componentes
del macro ambiente
y el ambiente
competitivo
• El análisis ambiental incluye aspectos como la situación macroeconómica
y los factores
tecnológicos.
Paso seis : Revalorar
las misiones
y objetivos
de la organización.
En
función
del análisis
diagnóstico
FODA, se debe establecer
con claridad,
si tanto la misión
– visión, objetivos
– metas,
deben ser revalorar
o fortalecidas en función
de la competitividad
en que se enfrenta
la organización
en su medio ambiente.
Paso siete : Formular
estrategias.
• Elaborados
y conocidos
los objetivos
estratégicos
de la organización,
se procede
a formular
las estrategias para llevarlos
a cabo. Entre las importantes
están la formación
de equipos
de trabajo,
el diseño
de un mecanismo
que permita
a los equipos
participar
en las toma de decisiones
acerca
de su trabajo
operativo,
en el desarrollo
de nuevos
procedimientos
para la
elaboración
de nuevos
proyectos
de trabajo;
entre otros,
aspectos.
Paso ocho: Implementar
estrategias.
. Este paso, corresponde a la implementación, o puesta en
marcha
de las estrategias
después
de su formulación con
el fin de no
perder
la visión
diagnóstica
planteada,
así
como el diseño
futuro
deseado.
. La estrategia debe estar apoyada por decisiones sobre la
estructura
adecuada
de una organización,
tecnología, recursos humanos, sistemas de recompensas y de
información, cultura de la organización y estilo de liderazgo.
. En la misma forma que la estrategia
de la organización debe adecuarse al ambiente externo, también debe adaptar los múltiples factores responsables de su ejecución.
Paso nueve : Evaluar
resultados
Este paso corresponde a la evaluación de resultados, parciales y finales, de las estrategias ya implementadas. Sobre este aspecto cabe señalar la necesidad de diseñar controles estratégicos que permitan realizar una evaluación periódica de los avances en la implementación de las estrategias.
Un sistema de control estratégico está: diseñado para apoyar a los gerentes en la evaluación del avance de la empresa con respecto a su estrategia y para corregir discrepancias.
LA MATRIZ F.O.D.A.
ES UNA HERRAMIENTA MODERNA PARA EL ANALISIS DELA SITUACIÓN DE LA EMPRESA PARA LA TOMA DE DECISIONES.
. Marco
conceptual
para un análisis
sistemático.
• Facilita
la “comparación”
entre Amenazas
con Oportunidades
y Fortalezas
con Debilidades.
• Punto
de partida
del modelo
son las amenazas.
• Las
compañías
hacen la planeación
estratégica
como resultado
de crisis,
problemas
o amenazas.
PARA COMPRENDER MEJOR LA MATRIZ FODA
COMO PRESENTAR UNA MATRIZ FODA
DE MANERA ENTENDIBLE
CUATRO VARIABLES ESTRATEGICAS
JERARQUIA DE LAS ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA
ESTRATEGIAS GENÉRICAS
Estrategia general
de liderazgo
de costos:
Busca reducir
los costos
de operación,
lo que redundará
en la posibilidad
de ofrecer
un menor precio de venta a los clientes
y producirá,
asimismo
mayores
ventas
y utilidades acumuladas.
El objetivo
es que una compañía
tenga una estructura
de bajo costo comparada
con sus competidores.
• Estrategias de diferenciación: La compañía
que sigue una estrategia
de diferenciación intenta ofrecer algo único en la industria en términos de productos
y servicios.
• Estrategia enfocada: La compañía que adopta una estrategia enfocada en grupos
de clientes
especiales,
una línea de productos
en particular,
una región
geográfica
específica,
u otros aspectos
que se vuelven
punto focal de los esfuerzos
de la empresa.
En lugar de atender
todo el
mercado
con sus productos y servicios., la empresa puede darle importancia a un segmentos específico
del mercado.